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プレゼンする時間を適切に決める方法【効果的な時間配分をしよう】

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プレゼンを任せられて

実際にプレゼンしてみると、

 

 

つい時間が長くなってしまうというのは

よく聞く悩みです。

 

 

最初に時間を決められていても

その通りに時間配分するのはかなりスキルが要るという

印象があります。

 

 

確かにある程度、経験が豊富でスキルもあると

時間配分をしっかり決めてプレゼンすることができるようになるのですが

それは、初心者には大変なことですよね

 

 

ただ、仕事の現場では

それでも時間通りにプレゼンしなければならないというのは

良くあることです。

 

 

どのくらいの原稿の枚数を準備すれば

時間通りプレゼンできるのかなとか考えてしまいがちですが

これは最初はよくある間違いだったりします

 

 

 

原稿の枚数以上に重要なポイントは

たくさんありますので

 

 

本日はそういったところも

解説できればと思っています。

 

 

また、どのくらい時間をかけるのがいいのか

わからないといった悩みも良くありますね

 

 

プレゼンの時間に関する悩みは

尽きませんので

確かに最初は見当もつかないかもしれません。

 

 

しかし、このかけるべき時間というものも

基本的には要点を絞って短くしていく作業の中で

分かってくるものです。

 

 

もちろんそういった作業に関しても

解説していきますね。

 

 

要点を上手く伝えることができるようになれば

日常生活においてもとても役に立ちます

 

 

要は何が言いたいの?

といった感じで知り合いから指摘された経験のある方も

世の中多いものですが

 

 

こういったトラブルもプレゼンの時間配分を学ぶことで

要領よくお話しできるようになっていくはずです

 

 

プレゼンのスキルは

意外と役に立つ場面が多いですので

ぜひ学んでみてくださいね。

 

 

 

今日の記事を読むと、、、

 

 

・プレゼンの時間を適切な長さにすることができる

・要点を絞った資料が作成できるようになる

・プレゼン出かけるべき時間の目安を知ることができる

・プレゼンを要領よく、短時間で行えるようになる

・伝えたいテーマに応じで、適切な時間配分でプレゼンできるようになる

・要点を上手く伝えることができるようになる

・違う話を気付かずに同じ話としてプレゼンするようなことがなくなる

 

 

などの効果を得ることができます。

 

 

なお、この記事を書いている私は

貿易会社経営、ビジネス歴16年、年商2億円の

スモールビジネスの経営者です。

 

 

予備校講師を10年ほど経験している

異色といえば異色の経営者なのですが

 

 

予備校の世界では

1分単位でプレゼンをきっちり

終わらせるスキルが求められます。

 

 

ただこれは、業界では基本的なスキルなので

プロであれば大体の人はできることだったりします。

 

 

今思えば、みんなおしゃべりが好きで

しゃべりが得意な人が多い業界でした。

 

 

また、私は今では動画や音声の

コンテンツを作ることも多いのですが

 

 

こちらもほぼ狙った時間通りに

終わらせています。

 

 

というのも、話すべき時間を先に決めて

その時間に納まるように話を構成してるから

なんですけどね。

 

 

ただ、私の場合は

話すスピードをかなり速くできるので

 

 

基本的には時間当たりの内容が

濃くなるようになっています。

 

 

 

先に話すべきことと時間を配分を決めていて

その内容は早口であることが前提になっているんですね

 

 

そして、滑舌よく話すと

このくらいのスピードであれば

聞いている人にも違和感なく

伝わるかなという目安があるので、

そのくらいのスピードを意識しています。

 

 

基本的に会話ではなく

聞く専門になると、

 

 

人の言葉の処理スピードは上がるものなので

そのスピードが一つの目安になっていたりします。

 

 

この辺は少し高度なスキルになってきますが

もちろん、時間通りにプレゼンを構成していくというのは

学ぶと身に着けることのできるスキルです。

 

 

基本的なことだけでも身に着けると

かなり役に立ちますので、

ぜひ学んでみてくださいね

 

 

1、プレゼンの時間は先に決めるもの

 

まず、前提としてあるのが

プレゼンの時間は、多くの場合において

事前に決まっているということです

 

 

これは仕事として取り組む以上は

その時間に限りがあることが多いというのがありますし

 

 

自分で自由に決めれるような場合であっても

必ず効果的な時間配分というものは存在します。

 

 

特に自営業の人が

自社商品をプレゼンする場合などに良くあるのですが

 

 

時間を決めずにただ言いたいことを言う

みたいなプレゼンになってしまうと

 

 

提案を通すという

プレゼンの本来の目的に

合っていないものができてしまいます。

 

 

自分の商品に対してこだわりを持つことは

もちろん重要なのですが

 

 

それ以前に、時間というものを

しっかり明確に決めたうえで

 

 

その枠の中で効果的な

プレゼンを行うことが重要です。

 

 

 

 

時間を決めたうえで

時間配分しながら構成するのが

最も実用的ですし

 

 

実際に高い効果が得られますので

確実に時間は決めておくようにしましょう!

 

 

2、プレゼンの時間配分は、最初の条件次第で決まる

 

それでは、効果的なプレゼンの時間とは

時間配分とはどのように決まるのかということになります。

 

 

これは、当然といえば当然なのですが

最初の条件次第になります。

 

 

初対面の人に

商品のニーズを喚起して

 

 

実際に販売まで行うということであれば

多くの場合、それなりに時間を要します。

 

 

また、極端に安くお買い得な商品で

商品と価格を提示するだけでよいものであれば

プレゼンの時間は短ければ短いほど良いかもしれません。

 

 

この辺は、セールスであれば

価格によって時間が変わることが多いです

 

 

日々の仕事の中で自分の意見を通したいなど

純粋な提案であれば、

 

 

相手と自分の知識の違いや認識の違いなどによって

時間が変わることが多いです。

 

 

どんな場合においても

ある程度最適な時間、必要な時間というものはありますので

 

 

自分がプレゼンする条件に従って

必要な時間をしっかり確保しておきましょう。

 

 

3、プレゼンの時間はたいてい足りないもの

 

プレゼンの時間というものは

多くの場合足りなくなるものだと認識しておきましょう。

 

 

これは現場で経験のある方であれば

ある程度実感としてあるかもしれませんね。

 

 

プレゼンは時間が足りないものですし

そもそも準備の段階で要点を絞って構成します。

 

 

必要な情報を、簡潔に

分かりやすく説明するのが目標ですので

 

 

しっかり準備すると

準備の段階で時間配分はぎりぎりになりがちです。

 

 

 

しかし、同じような内容を

だらだら話すのはプレゼンの効果が明確に落ちます。

 

 

準備の段階で要点を押さえて簡潔にまとめていく中で

時間もあえて余裕を持たせず構成していくことがポイントになります。

 

 

人気のある人の講演会に限って

時間がないから質問は簡潔にしてくださいとか

 

 

すべての人の質問には答えきれないので

最初に謝罪いたしますみたいな言い回しがあるものなのですが

 

 

あれは、本当に時間がない場合もあるでしょうが

基本的には準備の段階であえて

時間を短めに構成しているというのがあります。

 

 

こうして時間を短縮することで

相手に集中して話を聞いてもらえますし

結果として良いプレゼンになることが多いんですね。

 

 

4、違う話を一つにまとめていないかチェックする

 

そして、このプレゼンの要点を絞っていく中で

重要視しなくてはならない作業があります。

 

 

それは、あまりに時間配分を意識して

話を簡潔に短縮していくあまり、

 

 

違う話を同じ話として

一つにまとめて話していないかということです。

 

 

これは、プレゼンが上手くいかないときに

良くあることで

 

 

「あれ?それって別の話ですよね?」

といった突っ込みが入ることはよくあります。

 

 

これは、いわゆる感情論によくある話で

問題の解決に向けて話し合っていたはずなのに

 

 

いつの間にか特定の人や

例外的なケースに

極端に感情移入してしまって

話の論点がずれてしまうことがあります。

 

 

お金持ちになるために起業したはずなのに

気付けば周りの人に共感されることばかりをやってしまい

 

 

収益の上がらない事業ばかり

取り組んでしまう人がいます。

 

 

 

 

しかし、いつの間にか

お金持ちになるよりも、

 

 

みんなが笑顔になるような

ビジネスを起こすべきだと意見が変わっていたり

するものです。

 

 

それはそれでよいことなのですが

それでもボランティアの先には成功があると

 

 

大真面目に考えてしまって

いつまでたってもお金持ちになれなかったりします。

 

 

これは、感情論と実際の事業計画の

違う話を一つにまとめてしまうよくある事例です。

 

 

プレゼンの結果は自分や他人の意思決定にも

大きな影響を与えることも多いですので

 

 

違う話を一つにまとめて

論点がずれてしまうという状況だけは

 

 

しっかりチェックしておくことを

おススメします。

 

 

5、石岡の事例

 

私の場合は、論点が感情論にずれないことは

かなり意識していますので

 

 

基本的に自分のプレゼンにおいて

感情論に話が変わってしまうことはほぼありません。

 

 

しかし、これはプレゼンの現場では

本当に良くあることで

 

 

人のプレゼンを聞いているうちに

感情論に敏感になってしまったというのが

正直なところです。

 

 

今まで、何度も聞いてきたパターンが

素晴らしい仲間とともに、

この事業を成功させたいというプレゼンです。

 

 

これは、額面通りの意味ならば

素晴らしいのですが

 

 

多くの場合はこの手のビジネスは

構築の段階で特定の人が儲かるように設計されています。

 

 

ビジネスの基本として

まずはそのビジネスに対して

 

 

自分がオーナーであること

これは、必須条件になります。

 

 

 

そもそも、自分がオーナーでもない事業に

自分のビジネスとして取り組むという段階で

 

 

必ず、金銭的に割に合わない

損をする場面というのが出てきます。

 

 

自分がオーナーではないということは

自分にそのビジネスにおける

決定権がないということです。

 

 

自分に決定権がないビジネスは

自分のビジネスとは言えないですし

 

 

そもそもそれは、

自分の事業ではありません。

 

 

オーナーシップを持ってる誰かの

事業と考えるのが自然です。

 

 

なので、私は自分がオーナーになれない

ビジネスというものは

理解ができないですし

そんなものは存在しないと思っています。

 

 

しかし、世の中には

自分でビジネスをしているつもりでも

 

 

実情は誰かのビジネスを格安で手伝っているだけ

という形態のものが結構あります。

 

 

それ自体は、仲間もいてやりがいもあり

素晴らしいビジネスかもしれません。

 

 

しかし、自分がオーナーではない事業は

自分の事業ではないのです。

 

 

当然、自分がオーナーでもないビジネスから

大きな収益を得ることはほぼないといってよいでしょう。

 

 

大事な収益の部分で多くの場合は

オーナーシップを持っている方の条件を

受け入れるしかないからです。

 

 

当たり前の話ですが

オーナーになれない事業を進められたときは

 

 

違う話を一つにまとめて

話をしていると判断することになります。

 

 

結果として、

採用できない提案となってしまします。

 

 

このようなプレゼンは一時期

人とのかかわりが多かった時に

よく耳にしました。

 

 

しかし、上記のようなプレゼンは

典型的な違う話を一つにまとめているものです

 

 

その点はしっかり論破されないように

注意深く話を聞くことが必要ですね。

 

 

6、まとめ

 

いかがでしたでしょうか。

 

 

プレゼンの時間に対する考え方は

しっかり学んでいないと意外と間違えてしまうものです。

 

 

気付かないうちに

やってはいけないことをやってしまったり

 

 

本当はもっとうまく説明できたはずなのに

時間配分を間違えるだけで

効果が半減してしまったりします。

 

 

また、違う話なのに

思わず同じ話であるかのように話してしまうことも

良くある話です。

 

 

これは準備の段階で

気付けることも多いですので

 

 

あれ?これは違う話を

一つにまとめて無理やり話しているかな?

 

 

と感じることがあったら

準備の段階でしっかり訂正しましょう。

 

 

また、意識できていなかったり

準備ができていなかったりすると

このミスはよくしてしまいがちです。

 

 

効率よくちゃんとした時間配分で

プレゼンするためにも

 

 

この作業はしっかりやっておくことを

おススメします!

 

 

これらのことを気を付けるだけで

プレゼンの時間はかなり短縮されますし

 

 

効果的なプレゼンが

できるようになります。

 

 

ぜひ実践してみてくださいね。

 

 

最後までお読みいただき

有難う御座いました!

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